home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Super Platinum 8 / Shareware Super Platinum 8.iso / mac / DATABASE / JOUR165.ZIP;1 / STARTUP.DOC < prev   
Encoding:
Text File  |  1993-05-31  |  10.3 KB  |  221 lines
  1.  
  2.                            I'M NO ACCOUNTANT (TM)
  3.                          Business Journal Templates
  4.                     Copyright 1991 Willis E. Howard, III
  5.                             All rights reserved.
  6.  
  7.                               GETTING STARTED
  8.  
  9.      The I'M NO ACCOUNTANT template allows you to perform cash flow
  10.      based, single entry accounting, with a separate checking account
  11.      for each template you use.  It allows easy data entry, extraction,
  12.      modification, and report generation.  You can make a copy of the
  13.      documentation from DOS with the command
  14.  
  15.             COPY JOUR1.DOC PRN
  16.  
  17.      The I'M NO ACCOUNTANT template requires the use of Lotus 1-2-3 (R), a
  18.      product of Lotus Development Corporation which you must acquire
  19.      separately.  There are other spreadsheet products which will allow
  20.      many Lotus 1-2-3 (R) macro templates to run properly, but I'M NO
  21.      ACCOUNTANT templates have not been tested with them.
  22.  
  23.      You will need to copy the I'M NO ACCOUNTANT file named JOUR1.WK1 to
  24.      the subdirectory containing your 1-2-3 executable files, or to the one
  25.      in which you keep your spreadsheet files.
  26.  
  27.      Then, load Lotus 1-2-3 from the DOS prompt.  It is usually only
  28.      necessary to type
  29.  
  30.             123
  31.  
  32.      followed by pressing the ENTER key.  See the 1-2-3 manual for details.
  33.  
  34.      After Lotus 1-2-3 is loaded and running, the single business journal
  35.      template JOUR1.WK1 can be run by entering the command
  36.  
  37.             /frJOUR1
  38.  
  39.      followed by pressing the ENTER key.
  40.  
  41.      In just a few seconds, a menu should appear at the top of the
  42.      screen.  It is similar to the Lotus 1-2-3 (R) menu, except that it
  43.      allows you to access all of the functions of the I'M NO ACCOUNTANT
  44.      template.
  45.  
  46.      The next thing to do is press the letter J to select the JOURNAL menu
  47.      items.  Then press the letter C to CLEAR the spreadsheet.  An entry
  48.      screen will appear and three pieces of information should be entered:
  49.  
  50.        (1)  The date.  This should be the starting date you want to use
  51.             with the journal.  It is usually the first day of the
  52.             current year.  For example, '1/1/91 is a valid date.
  53.  
  54.        (2)  Your business name.  If you don't use the template for a
  55.             business, your personal name will be OK to use.  This name
  56.             will appear at the top of some reports.  Avoid using these
  57.             characters: @ # | { } / \ + - ~
  58.        (3)  The starting balance.  Usually there is a starting balance
  59.             in the checkbook, but you can enter 0 if you want.  Leaving
  60.             the starting balance blank will abort the CLEAR function.
  61.  
  62.      You have just customized a copy of the template.  You will immediately
  63.      be prompted for a new spreadsheet name.  Use any name you like, but be
  64.      sure that it is a name DOS will accept.  To be safe, use only letters
  65.      and numbers in the name.  If you have different accounts, this JOURNAL
  66.      CLEAR procedure can be repeated as often as you like, each time giving
  67.      a different file name.  In the future, use the new name to load the
  68.      template.
  69.  
  70.      In addition to your record of expenses and income, you will need a
  71.      list of the account categories.  These are numbers which are used to
  72.      classify all your expenses and income.
  73.  
  74.      The I'M NO ACCOUNTANT template comes with a default list of
  75.      categories.  The default lists can be found at the end of this
  76.      document.  They are sorted alphabetically by category name.  This can
  77.      be changed to a sort by category number within the I'M NO ACCOUNTANT
  78.      software.
  79.  
  80.      If you don't like some of the names or numbers, see the reference
  81.      section of the manual on how to change them.  If you delete any
  82.      numbers or names, be sure not to leave any gaps in the list.  A line
  83.      without a name or a number in the middle of a list will result in
  84.      unexpected consequences.  Selecting a good set of account numbers is
  85.      important.  Think about your income and expenses, and customize the
  86.      list for yourself.
  87.  
  88.      Press the ESC key to get back to the main accounting menu.  If you
  89.      want to stop now, press Q to save the spreadsheet and QUIT 1-2-3.
  90.      Otherwise, if you want to enter transactions now, press T and the
  91.      TRANSACTIONS menu will be displayed.
  92.  
  93.      Select D to make a deposit, P to make a payment which is not a salary,
  94.      or S to pay a salary with deductions.  An entry screen will be
  95.      displayed and you only need to input the information.  When going
  96.      between lines, use the UP and DOWN arrows.  After all the information
  97.      has been entered, press the ENTER key twice.
  98.  
  99.      When you have finished, press the ESC key to return to the main I'M NO
  100.      ACCOUNTANT menu and then the Q key to quit.  For most menus, you can
  101.      press the H key to get help.  When finished reading the help screens,
  102.      press the ENTER key to continue.
  103.  
  104.      This should get you started.  See the manual for more detailed
  105.      information on the operation of the I'M NO ACCOUNTANT template.
  106.               Normal Operation of the I'M NO ACCOUNTANT System
  107.  
  108.  
  109.      You will need to decide how to make the I'M NO ACCOUNTANT system
  110.      conform to your needs.  However, you may find the following
  111.      checklist to be a good starting point.
  112.  
  113.             1.  At least once a week, enter all of the checking
  114.             TRANSACTIONS.  This way, a large number will not pile up at
  115.             the end of the month.  Keep a list of account numbers
  116.             handy during data entry.
  117.  
  118.             2.  When you get the bank statement, first finish entering
  119.             any transactions which you have put off.  Then perform a
  120.             checkbook RECONCILIATION.  If any transactions have been
  121.             left out, or the amounts have been entered incorrectly, the
  122.             reported bank balance will not be right.  Don't forget
  123.             non-check transactions such as monthly bank interest or
  124.             check fees.  Repeat until the bank balance is correct.
  125.  
  126.             3.  After the bank statement is correct, perform a JOURNAL
  127.             BALANCE.  If there are any mismatches, this means that
  128.             either an expense or an income account number was entered
  129.             incorrectly.  Go back and check the numbers which were
  130.             used, change the inproper one, and try to balance again.
  131.             Repeat until everything balances.
  132.  
  133.             4.  On a monthly basis, you may want to make a hard copy
  134.             printout using JOURNAL NORMAL or JOURNAL SIDEWAYS.  This
  135.             will be important if your computer disk crashes and all
  136.             the backups are lost.  In addition, each time you make
  137.             additions to the spreadsheet, save the file on a backup
  138.             floppy disk.  Each month, you may want to make another
  139.             backup on another floppy disk, just to be safe.
  140.  
  141.             5.  At the end of the year, make a hard copy printout to
  142.             give to your accountant.
  143.  
  144.             6.  If you are paying salaries, you may want extract
  145.             employee information to generate the W-2 and 1099 forms
  146.             required by the government.
  147.                    Default Expense Categories:
  148.  
  149.  
  150.                    501        Advertising and promotion
  151.                    569        Boating expense
  152.                    581        Books, magazines
  153.                    546        Cleaning
  154.                    507        Closing service fees
  155.                    531        Contributions
  156.                    590        Dividends
  157.                    526        Dues
  158.                    517        Education
  159.                    530        Employee benefits
  160.                    504        Entertainment
  161.                    519        Equipment rental
  162.                    566        Food/groceries
  163.                    568        Health care
  164.                    522        Insurance
  165.                    540        Interest
  166.                    521        Licenses and fees
  167.                    575        Loan
  168.                    550        Loan principal repayment (#1)
  169.                    551        Loan principal repayment (#2)
  170.                    509        Management fee
  171.                    545        Miscellaneous expense
  172.                    565        Mortgage
  173.                    547        Office equipment
  174.                    512        Office supplies
  175.                    570        Petty cash
  176.                    513        Postage
  177.                    515        Professional fees
  178.                    536        Property upkeep
  179.                    525        Rent
  180.                    535        Repairs and maintenance
  181.                    586        Returned items
  182.                    500        Sales commissions
  183.                    591        Security deposit refund
  184.                    506        Selling expense
  185.                    514        Shipping/handling
  186.                    505        Signs
  187.                    580        Software
  188.                    511        Taxes, payroll
  189.                    527        Taxes, property
  190.                    503        Telephone
  191.                    592        Transfer to another account
  192.                    502        Travel
  193.                    599        Unclassified, non-deductible
  194.                    567        Uniforms/clothing
  195.                    518        Utilities
  196.                    520        Vehicle expense
  197.                    Default Income Categories:
  198.  
  199.  
  200.                    403        Appraisal fees
  201.                    430        Bad debt recovery
  202.                    400        Commission income
  203.                    420        Dues
  204.                    450        Escrow
  205.                    406        Interest, tax free
  206.                    405        Interest income
  207.                    415        Loan (#1)
  208.                    416        Loan (#2)
  209.                    412        Mortgage
  210.                    408        Other income or refund
  211.                    414        Principal payment
  212.                    402        Rental income
  213.                    440        Salary
  214.                    401        Sales
  215.                    410        Sales - Real estate
  216.                    491        Security deposit
  217.                    433        Shipping/handling
  218.                    492        Transfer from another account
  219.                    499        Unclassified, non-taxable
  220.  
  221.